คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ: จดหมายธุรกิจ

ความหมาย
แม้ว่าการดำเนินธุรกิจในปจจุบันจะนิยมใชโทรศัพท โทรสาร หรือจดหมาย อิเล็กทรอนิกส ในการติดตอสื่อสารกันเพราะมีความสะดวก และรวดเร็ว แตการเขียนจดหมายก็ ยังมีความจำเปนอยูเชนเดิม เพราะการสงโทรสาร หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกสก็คือการเขียนจด หมายเพียงแตมิไดสงทางไปรษณียโทรเลข และการเขียนก็ถือวาเปนเอกสารหรือหลักฐานที่ สามารถยืนยันความถูกตอง หรือดำเนินคดีตามกฎหมายได การเขียนจดหมายธรุกิจจึงมีความจำ เป็นสำหรับผูประกอบกิจการต่าง ๆ หรือแมกระทั่งผูบริโภคที่ตองการติดตอกับหนวยงานตาง ๆ ทางจดหมาย
จดหมายธุรกิจ เปนจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหวางองคกรธุรกิจ บริษัท หางราน รายการ ที่นักธุรกิจจำเปนตองติดตอกันมีมากมาย เชน การแนะนำ การสอบถาม การสั่งซื้อ การสงมอบ การยกเลิกรายการ การปรับความเขาใจ การทวงหนี้ เปนตน การติดตอกันทางจดหมายจึงดีกวา การติดต่อด้วยวาจา เพราะจดหมายเก็บเปนหลักฐานอางอิงไดทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเปนการ ประหยัดทั้งแรงงาน เวลา และเงิน (วิน หนูบุตร 2537 : 124)

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
การเรียนรูเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ ชวยใหสามารถรางจดหมายติดตองานตาง ๆ ไดรวดเร็ว ถูกตอง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณตาง ๆ ที่ใชประกอบการเขียน ตลอดจนสำนวนภาษา ขอความ ที่โตตอบอันจะนำมาซึ่งคานิยมที่ดี และความสำเร็จในการงาน (สุภาพ รุงเจริญ 2534 : 26) จด หมายธุรกิจจึงมีความสำคัญดังนี้
1. สะดวก สามารถติดตอกันไดในระยะทางไกล ๆ ไมตองเสียเวลาไปติดตอดวยตนเอง โดยอาจใชวิธีสงทางโทรสาร
2. ประหยัดทั้งเวลา และคาใชจาย โดยเฉพาะเรื่องที่มีรายละเอียดมากและซับซอน เพราะการสงจดหมายทางไปรษณียจะประหยัดคาใชจายไดมากกวา
3. สามารถติดตอกันไดในวงกวาง ทั้งผูที่เรารูจัก และไมรูจัก เชน การโฆษณาสินคา หรือบริการทางจดหมาย (direct mail)
4. เป็นสื่อกอใหเกิดสัมพันธภาพที่ดี สรางความประทับใจแกผูที่รับ
5. ข้อความสื่อสารสมบูรณ เนื่องจากสามารถเขียนใหรายละเอียดที่สมบูรณชัดเจนกวาการพูด

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

แบ่งได้ 3 ประเภท

1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
เขียนคล้ายจดหมายราชการ โดยึ้นต้นด้วยคําว่า ”เรียน”

แบบฟอร์ม

ตัวอย่าง

2.จดหมายธุรกิจแบบราชการ
เป็นรูปแบบที่ วางรูปแบบเหมือนหนงสือราชการภายนอก โดยดัดแปลงรายละเอียดให้เหมาะสมกบหน่วยงาน

แบบฟอร์ม

ตัวอย่าง

3.จดหมายธุรกิจแบบสากล

3.1 แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพใหทุกบรรทัดชิดเสนกั้นหนา ยกเวน เฉพาะสวนที่อยูผู้สง (กรณีที่ใชหัวจดหมายที่พิมพสำเร็จรูปไว)

แบบฟอร์ม

ตัวอย่าง

3.2 แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่

ผู้รับ คำ ขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้า และที่อยู่ผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำ ลงท้ายลายมือ ชื่อและชื่อเต็ม อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้า

กระดาษ นอกจากนี้ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้ทุกบรรทัดของแต่ละย่อหน้าชิดเส้นกั้นหน้า

แบบฟอร์ม