การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร

                               ความหมายของเอกสาร
   เอกสาร (Document) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย

ความสำคัญของเอกสาร
   ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าและออก ซึ่งในเบื่องต้นอาจมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาตดต่อไป จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1. เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2. เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4. เอกสารเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา

ประเภทของเอกสาร
   เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดธนาคาร และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย
2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากขึ้น
3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรเเกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรเเกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรเเกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ